В разі хвороби працівника під час виконання свої трудових обов’язків, він повинен звернутись до медичного закладу та отримати листок непрацездатності для звільнення від роботи у зв'язку з непрацездатністю, а також отримати матеріальне забезпечення застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності. Така ж процедура застосовується для працівників, які хворіють, перебуваючи у відпустці.

      Листок непрацездатності - сформований програмними засобами Реєстру на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності у Реєстрі електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування .

       Порядок видачі листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності формується в Реєстрі на підставі медичного висновку у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

       Після формування медичного висновку про тимчасову працездатність пацієнту на телефон має прийти смс-повідомлення. Медичний висновок про тимчасову непрацездатність, з моменту накладання на нього КЕП лікаря, автоматично передається з електронної системи охорони здоров’я до Електронного реєстру листків непрацездатності, адміністратором, якого є Пенсійний фонд України.

      На підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність формується електронний листок непрацездатності.

      Під час формування листка непрацездатності враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.

      Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на веб порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

     Листок непрацездатності видається:

• Громадянам України, іноземцям, особам без громадянства, які проживають в Україні і працюють на умовах трудового договору  на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності та господарювання або у фізичних осіб, у тому числі в іноземних дипломатичних представництвах та консульських установах.
• Особам, обраним на виборні посади до органів державної влади, місцевого самоврядування та інших органів, у тому числі громадських організацій.
• Членам колективних підприємств, сільськогосподарських та інших виробничих кооперативів.
• Особам, які забезпечують себе роботою самостійно (особи, які  займаються підприємницькою, адвокатською, нотаріальною, творчою та іншою діяльністю, пов'язаною з одержанням доходу безпосередньо від цієї діяльності, в тому числі члени творчих спілок, творчі працівники, які не є членами творчих спілок).
• Громадянам України, які постійно проживають на території України та працюють на умовах трудового договору за межами України і не застраховані в системі соціального страхування країни, в якій вони перебувають.

    Виданий працівникові належним чином оформлений листок непрацездатності є підставою для продовження чи перенесення щорічної відпустки незалежно від причин непрацездатності. Відповідно щорічна відпустка працівника не подовжується і не переноситься, якщо вона припала на період непрацездатності, що належним чином не засвідчений.

    Якщо працівник надав листок непрацездатності, який належним чином не оформлений і в подальшому виправлення до цього листка не будуть внесені, то на підставі такого листка непрацездатності відпустку не переносяться і не продовжують.    

    При продовженні відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю невикористана частина щорічної відпустки по закінченні тимчасової непрацездатності не використовується працівником самостійно, вона має бути надана. 

    Новий строк надання відпустки має бути узгоджений сторонами трудового договору: роботодавцем та працівником. Тому продовження або перенесення відпустки оформляють новим наказом.

    Підставами для такого наказу є лікарняний лист та заява працівника. Оскільки відпустку надають у календарних днях, то і продовжують або переносять її теж на календарні дні. Орієнтир у цьому випадку – лист непрацездатності. Тобто, відпустку продовжують або переносять на кількість календарних днів хвороби, що припадають на період відпустки.

    Період тимчасової непрацездатності під час перебування працівника у щорічній відпустці оплачують у звичайному порядку:

— перші 5 днів — за рахунок роботодавця;

— решта днів — за рахунок Фонду соціального страхування України (Пенсійного фонду України).

    При цьому тимчасову непрацездатність оплачують за всі календарні дні хвороби. Розрахунок лікарняних здійснюють за нормами Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р.№ 1266.

    Розмір лікарняних залежить від страхового стажу та наявності пільгового статусу в застрахованої особи. Тобто, все те ж саме, якби не було жодної відпустки.